最近，鑒於經濟狀況尚未明朗，本港商業房地產租金下調，市場租盤選擇多，不少企業希望趁機優化辦公室營運成本。何謂成本優化？是單純的縮減營運開支嗎？很多時候，經營者會擔心，這樣會削弱了企業的競爭力嗎？那麼縮減辦公室面積，把員工的工作模式改成「半在家工作」又是否可行？

　　多維度思量 達成優化目標

　　每一個商業決定，需要多維度的思量及取捨，要成功達成優化目標，往往需要具視野及執行經驗豐富的項目管理團隊，促成長遠的發展裨益。

　　從辦公室營運開支的角度看，租金的高低是主要着眼點，從優化成本的角度，則要考慮到搬遷、拆卸、裝潢、工程時間、保養等開支，也是所費不菲。故此最近企業考慮到辦公室搬遷時，較傾向有基本裝潢配置及開放式辦公室，據調查數據，當中因物資重用，能節省約30%-50%的裝潢成本。視野更廣闊的考量，則會牽連到業務流程變革、品牌格調以至未來生意機會，例如是否要達到跨國企業重視的ESG目標，接軌國際市場，從而決定辦公室的選址以及裝潢規格。

　　以上考慮條件，往往是組成租務策略及實踐的項目範疇，需要一個有經驗的項目管理團隊，為每樣要求作出有條理及細節的梳理、劃分優先次序、定義成功準則，就項目目標與各持份者，包括項目贊助人、專項專家、範疇負責人及用戶進行有效溝通，區分項目潛在風險以及為未來的變革作先前教育與部署，從而得出一份具實則數據支持及持份者意見的項目綱領，方便決策者多維度了解決定背後的優化邏輯、時間線、投資回報及其他變革須知，由此推進項目。

　　正式踏入項目周期時，項目綱領就能發揮脈絡的作用，驅動參與者沿着方向及時間線前進，例如租務專家按照目標搜羅合適裝潢規格、用途或具國際標準認證的辦公室，另一方面，裝潢團隊亦可同時採購已擬定的物料，規避錯配，項目經理同時監察每個細項進展，確保項目按時完成，免卻錯過優化目標的最佳時間。

　　目前因應市場需求的複雜化，項目管理的概念和服務，也逐漸融入房地產租賃及買賣服務中，不論及後選擇開放式辦公室或者重用物資，亦需要項目管理服務者的經驗及執行，方能予客戶更大程度發揮價值，建議客戶選擇服務時，可留意項目經理在範疇內的過往經驗是否相關，以及在顧問面試時，詢問其過往的項目管理經驗，判斷其方法是否與企業文化相符，從而作出適合配對。

　　（作者為高力香港項目管理主管）