上回提到，大衛．艾倫（David Allen）的時間管理經典作《搞定！》（Getting Things Done）教導我們以五個步驟整理行動清單與日程。第一個步驟是「收集」，即記下事無大小的所有工作與任務，而第二個步驟是「組織」。

　　所謂「組織」，即整理及分類收集了的項目。在這個節骨眼上，不同的時間管理大師有不同的組織原則，例如有說要將項目分類成個人、家庭、工作、興趣、公益等等，好讓自己平均分配一天的時間，一目了然。

　　此說的實踐者相信「一天一天」的總和就是餘下一輩子的人生。換言之，當你可以整理好一天的時間分配，就可以平衡人生的不同取向。我會將此說理解為「人生價值類」的時間管理學說，而艾倫的學說屬於「最大效益類」。

　　艾倫的項目組織，主要依據一個簡單易明的「兩分鐘原則」。

「兩分鐘原則」的意思是，當你認為一件事情可以在兩分鐘之內解決的話，你便不應該將此事情放入「行動清單」。這些兩分鐘瑣事包括打一通電話，或發一個短訊等等，而當你見到自己記下了這些瑣事時，你將會有一個選擇──選擇馬上以兩分鐘將之解決。

　　艾倫認為，我們很多時候會被工作與任務的「數量」干涉自己，這「數量」既真又假，真在於數量越多，的的確確會產生越多的壓力，但其假則在於「數量」的分量不是均等的，一件一小時的工作是一個項目，一件兩分鐘可以解決的事情也是一個項目。

　　因此，艾倫鼓勵我們不要累積不必要的項目到行動清單，而嘗試以極短的時間處理掉兩分鐘內可以完成的瑣事。在此，有說也可以製作一份「瑣事清單」，此清單不干擾日程，而是提醒自己可以在行程中的任何空檔，以兩分鐘時間把瑣事解決掉。

　　換言之，當你以「兩分鐘原則」審視自己收集到的工作與任務之後，你將會得出「瑣事清單」與「行動清單」，後者有待下一個步驟跟進。待續。