業主或買家／租客在委託地產代理時，都需要先簽署一大疊文件，而這些文件是按照《地產代理常規（一般責任及香港住宅物業）規例》訂明，只要地產代理在香港從事物業買賣或租賃，都必須使用這些訂明的表格。
業主放售和放租單位填寫的表格，內容須有單位的地址、面積、樓齡、用途等資料，以及差餉、地租、管理費，還有單位間隔是否經過改動、是否有修葺令及按揭押記等，業主必須確保所提供的資料正確無誤，並需於日後簽署合約前向買家或租客提供，否則將會影響單位的成交。
報清單位資料後，放盤業主必須簽署放盤或放租紙，該表格會寫明業主委託的是「獨家代理」還是「非獨家代理」、相關代理的責任、放盤的限期、放盤或放租價、代理佣金、是否同意讓買家或租客睇樓，以及是否賣廣告等。
業主在與地產代理商議放盤或放租紙的內容時，除了商議確定佣金數目及付款的時間外，是否獨家代理相關放盤及有效期亦相當重要。業主委託獨家代理，要留意的是，如在有效期之內經由其他代理行售出或租出該單位，同樣需按放盤紙的條文，向原先受委託的獨家代理支付佣金。
