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墟 里\開好會\葉 歌

時間:2020-05-11 04:24:14來源:大公報

  大學防疫期間,教學遠程操作,會議改為視頻。據統計,美國高校中人每周百分之十七的時間花在開會上,而百分之三十五的人同時為五個委員會服務。開會幾乎與死亡、納稅一樣不可避免,然而絕大多數教授又都討厭開會,因為開會可能浪費時間甚至誘發同事矛盾。怎麼提高開會效率,事半功倍顯然是大家都關心的問題。

  研究者說,儘管各校、各系、各委員會的具體情況千差萬別,需要因地制宜,但有些原則依然通用。如,只開必須開的會,避免會議過長。鼓勵人人參加,讓參會者覺得會議內容與自己切身相關,也保證他們的反饋被聽取。開會前要提前樹立清晰的目標,準備具體的討論條款,分送參會者聽取修改建議,也期待他們事先「預習」。準時開始,不等遲到者。開會時避免一心兩用,鼓勵大家都積極討論。如果同事間發生矛盾,要及時干預、阻止,避免事態惡化。會議結束後要及時整理記錄發送給大家,再次徵求修改意見,並歡迎反饋,衡量效果,以便下次改進。

  美國高校的會多我深有體會。主持會議者的技能也參差不齊。有舉重若輕,條理分明的,也有掌控不力,會議冗長、無效的。當然,大家多半還能以禮相待,很少當面開銷,吵起架來。但我覺得最重要的不是主持人掌控會議的能力,首先要思考的應該是值不值得開會,開了又能達到什麼效果。如能加強溝通,增進理解,幫助決策,面對面開會很好。做一天和尚撞一天鐘,流於形式主義的會,不如不開。

  現在視頻會議取代聚集開會,正可以試驗一下此舉能否節約時間,提高士氣。

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